Il consuntivo delle spese altro non è che un elenco, redatto a fine gestione, di tutte le uscite succedutesi nel corso di una gestione amministrativa. La sua struttura formale ricalca quella del preventivo (per gruppi di spese). Questo prospetto non si presenta come conto bilanciato e, pertanto, non sono evidenziati i saldi contabili, né parziali, né totali.
Sarà il conto economico a riassumere la situazione dei saldi con la presentazione dell’avanzo o del disavanzo di gestione. Se l’attività gestionale, nel corso dell’anno, si è svolta come preventivata, lo scostamento tra le somme in preventivo (uscite preventivate) e quelle in consuntivo (uscite effettive) è minimo.
Spesso può risultare utile redigere un prospetto che paragoni le somme preventivate e quelle consuntivate tale da conferire immediatezza nella comprensione degli scostamenti delle singole voci. Un prospetto del genere potrebbe poi evidenziare a margine i valori (algebrici) degli scostamenti e i saldi parziali (per gruppi di spese) e totali. Questi ultimi troveranno poi allocazione riassuntiva nel conto economico.